Le travail connecté a profondément modifié les lieux et les outils de production des entreprises, multipliant les points d’accès aux données personnelles. Cette dispersion soulève des enjeux pratiques et juridiques pour la protection des informations, en particulier lors de l’utilisation de tiers-lieux et d’espaces de coworking.
Les employeurs doivent désormais concilier obligations RGPD, sécurité physique et qualité des conditions de travail pour leurs salariés hors site. Retenez les points essentiels pour engager des contrôles pertinents et des actions adaptées.
A retenir :
- Contrôles d’accès physiques et logiques des espaces et des réseaux
- Vérification contractuelle de l’aménagement et des engagements des exploitants
- Mesures techniques de chiffrement et sauvegarde conformes au RGPD
- Sensibilisation et formation continue des salariés au travail connecté
Face à cette adoption, risques RGPD des tiers-lieux et du travail connecté
Les tiers-lieux accueillent des salariés d’entreprises différentes, créant des flux de données potentiellement mélangés et vulnérables aux accès non autorisés. Selon la CNIL, la dispersion des postes et la multiplicité d’acteurs augmentent le risque de fuite ou d’utilisation détournée des données personnelles.
Outre les risques numériques, l’aménagement physique influence la santé et la sécurité des salariés, obligation pourtant incombant à l’employeur. Ce constat impose d’évaluer simultanément la conformité RGPD et les conditions matérielles d’accueil.
Points de risque :
- Accès réseau non segmenté entre occupants
- Postes mal isolés propices aux écoutes
- Absence de procédures de purge et d’effacement
- Aménagement non conforme aux exigences de sécurité
Type de risque
Origine
Conséquence
Acteur concerné
Fuite de données
Réseau partagé mal configuré
Violation des droits des personnes
Exploitant, employeur
Accès non autorisé
Contrôles physiques insuffisants
Exfiltration d’informations
Exploitant
Non-conformité RGPD
Absence de contractualisation
Sanctions réglementaires
Employeur
Risques sanitaires
Mauvaise ergonomie des postes
Troubles musculosquelettiques
Employeur
« J’ai constaté des postes mal configurés dans plusieurs espaces partagés, avec des réseaux ouverts et des prises électriques défaillantes »
Alice B.
Contamination des données et fuites
Ce sous-ensemble de risques provient souvent de réseaux mal segmentés et d’équipements non gérés par l’entreprise. Selon l’INRS, la cohabitation d’usages professionnels et personnels accroît la probabilité d’incidents de sécurité.
Les solutions techniques incluent le chiffrement, les connexions VPN sécurisées et l’usage d’outils certifiés pour la gestion documentaire. L’emploi de prestataires reconnus comme OVHcloud pour l’hébergement ou Proofpoint pour la protection des courriels réduit l’exposition aux menaces.
Ergonomie, santé et conformité du poste
L’obligation de sécurité de l’employeur couvre les postes situés hors des locaux de l’entreprise, même en tiers-lieu. Selon le Code du travail et les recommandations de l’INRS, l’organisation du travail et l’aménagement doivent prévenir les TMS et la fatigue visuelle.
Un audit de l’aménagement, et des engagements écrits de l’exploitant, permettent d’assurer le respect des normes d’aération, d’éclairage et de sécurité électrique. Ce contrôle préparera l’employeur à formaliser une convention liant les parties.
Conséquence sur l’organisation : obligations de l’employeur et conformité RGPD
À l’issue de l’identification des risques, l’employeur doit définir des règles claires encadrant l’usage des tiers-lieux et la protection des données personnelles. Selon la CNIL, la responsabilité du traitement reste attachée à l’employeur même lorsque le salarié télétravaille dans un espace tiers.
Il est recommandé de n’autoriser le travail distant qu’après vérification de l’aménagement et d’un engagement contractuel de l’exploitant. Cette contractualisation facilite la traçabilité des responsabilités et des mesures mises en place.
Clauses contractuelles :
- Engagements d’hygiène et d’aération
- Garanties de sécurité électrique et incendie
- Contrôles réguliers des accès physiques
- Conditions de maintenance des équipements réseau
Clause
But
Preuve requise
Fréquence
Aménagement ergonomique
Prévenir TMS
Rapport d’audit
Annuel
Sécurité réseau
Éviter fuites
Tests de pénétration
Semestriel
Gestion des incidents
Réponse rapide
Procédure écrite
À jour
Confidentialité
Protection données
Accords signés
Renouvellement
« Lorsqu’on a signé une convention avec un exploitant local, la gestion des risques est devenue plus lisible pour les salariés »
Marc L.
Vérification des tiers-lieux avant autorisation
Cette phase consiste à vérifier que l’espace répond aux exigences du Code du travail et aux besoins de sécurité des traitements. Selon le Code de la construction et de l’habitation, les bâtiments à usage professionnel doivent permettre le respect des obligations employeur définies par le Code du travail.
L’audit porte sur l’aération, l’éclairage, la sécurisation électrique et l’organisation des flux. La formalisation par contrat avec l’exploitant et la tenue d’un registre d’acceptation des lieux s’avèrent indispensables.
Contrats, responsabilité et délégations
Le contrat entre employeur et exploitant doit préciser les engagements en matière de sécurité et de confidentialité des données. Il doit aussi prévoir les modalités de contrôle et les conséquences en cas de manquement aux obligations.
La délégation de tâches techniques à un prestataire ne supprime pas la responsabilité de l’employeur quant au respect du RGPD. Selon la CNIL, il faut documenter les traitements et les sous-traitants choisis pour garantir la conformité.
Ensuite, mesures techniques et organisationnelles pour prévenir les risques
Après avoir normé l’accès aux lieux et contractualisé les engagements, il convient de déployer des mesures techniques robustes et des processus opérationnels éprouvés. Selon l’INRS, la prévention combine aménagement des postes, formation et organisation du travail.
Les fournisseurs et solutions choisis doivent être évalués pour leurs garanties de sécurité et de conformité. Les acteurs du marché tels que Microsoft, Google Workspace, Docusign, Docaposte, OVHcloud, Atos, Sopra Steria, Thales et Proofpoint figurent parmi les options à considérer selon les besoins.
Outils techniques recommandés :
- Chiffrement des données au repos et en transit
- Gestion centralisée des accès et des identités
- Protection des endpoints et filtrage des emails
- Sauvegardes chiffrées et plans de reprise
« Nous avons déployé un catalogue d’outils approuvés et formé les équipes, ce qui a réduit les incidents liés aux espaces partagés »
Sophie D.
Sécurisation des outils et responsabilités techniques
La sélection des solutions doit s’appuyer sur des garanties claires de conformité et de sécurité opérationnelle, y compris des preuves d’audit. L’utilisation de services cloud certifiés et la gestion des clés renforcent la résilience des traitements.
Des règles d’usage précises pour Microsoft ou Google Workspace, associées à des signatures électroniques sécurisées comme Docusign ou Docaposte, réduisent le risque de non-conformité. Les prestataires doivent pouvoir apporter des éléments probants en cas de contrôle.
Formation, gouvernance et retours d’usage
La prévention passe par une gouvernance claire et des programmes de formation adaptés aux risques du travail connecté. Les salariés doivent connaître les règles d’usage et les moyens à disposition pour signaler un incident ou une anomalie.
Mettre en place des exercices d’incident et des retours d’expérience réguliers aide à maintenir un niveau de vigilance élevé. Un avis externe périodique complète la démarche et renforce la confiance des parties prenantes et des autorités.
« La gouvernance partagée et les exercices annuels nous ont permis d’identifier des failles avant qu’elles ne deviennent des incidents »
Éric M.
La mise en œuvre combine actions contractuelles, configurations techniques et montée en compétences des équipes opérationnelles. Cette approche structurée limite les risques juridiques et préserve la santé des salariés en situation de travail connecté.
L’enchaînement entre vérification des lieux, contractualisation et déploiement d’outils sécurisés prépare les entreprises à répondre aux exigences réglementaires et aux attentes des salariés. Une vigilance continue reste cependant nécessaire pour maintenir la conformité.
Source : CNIL, « Guide de la sécurité des données personnelles », CNIL, 2024 ; INRS, « Télétravail. Prévenir les risques », INRS, 2022.